Associado

Logo

Solução - É hora da empresa se desapegar do papel

Com o passar dos anos e as inovações tecnológicas que surgiram, muitas empresas passaram a ser mais informatizadas e transformaram a maneira de administrar os negócios. Mas para quem pensa que com a tecnologia, internet e informatização do empreendimento o papel deixou de ser ferramenta de trabalho, se engana. Ele ainda é muito utilizado, documentos e prontuários ainda são armazenados nas empresas, que sempre reservam um espaço físico, o “arquivo”, para armazenar o que aos seus olhos é tão precioso.
O “arquivo” não é o lugar mais organizado da empresa, raro algumas exceções, mesmo tendo uma importância muito grande e um papel importante a desempenhar: guardar toda a documentação que é gerada ao longo dos anos pelo negócio. São contratos, contratações, demissões, licenças, contrato social, notas fiscais, comprovantes de pagamento, enfim, um monte de coisas que ninguém quer e, em alguns casos, nunca

Ao avaliar essa necessidade do empresário, empresas especializadas na organização, armazenamento, e digitalização de documentos surgiram para resolver esse problema tão decorrente, como a MDA Digital, que atende Limeira e região com esse tipo de serviço que tem chamado a atenção de muitos empreendimentos que buscam soluções práticas e funcionais para os contratempos rotineiros da empresa. “Muitos falam que agora estamos na era digital, que tudo é digital hoje, mas ainda há uma necessidade e um apego muito grande em relação ao papel, inclusive temos certa dificuldade, pois mesmo com problemas sérios de espaço, documentos desorganizados que dificultam a sua localização quando necessário e espaços mal utilizados, as empresas têm essa necessidade de estar sempre ao lado do papel”, conta a gerente comercial da MDA, Rosângela Almeida.
Além de armazenarem muitos documentos desnecessários, muitos empreendimentos fazem cópias e mais cópias dessa papelada, o que acaba gerando ainda mais papel pra guardar. “Quando começamos nosso trabalho na empresa, primeiramente é feita uma reunião para entendermos a necessidade do cliente”, afirma a gerente. Dessa forma, é perceptível algo em comum entre os empresários que contratam os serviços da MDA: a falta de organização. “Se perde muito tempo, além disso, para cada documento procurado, dez são perdidos. É estatístico, então é complicado”.
Após ser realizada toda a organização do “arquivo”, os documentos são retirados da empresa e levados em caixas identificadas e lacradas para o depósito da MDA Digital. Depois de feito esse processo, o cliente ainda pode solicitar a digitalização de tudo o que foi retirado para que o acesso ao material ainda possa ser feita, mas agora de maneira totalmente digital. “Organizamos e disponibilizamos tudo via web. Temos um sistema próprio de gestão porque o nosso objetivo é que em três cliques o documento procurado seja localizado”.


A MDA conta com dois barracões em um condomínio
industrial de Limeira para armazenar os documentos
 

Hoje a MDA conta com dois barracões em um condomínio industrial de Limeira para armazenar os documentos de seus clientes, um local fechado com segurança 24 horas. São módulos que vão sendo criados a partir da necessidade de espaço, ao atingir a capacidade máxima, outro barracão é aberto. “Temos mais de 10 mil caixas em nosso poder, sendo que cada uma comporta cerca de 2.500 folhas”, revela Rosângela. Ela ainda explica que o preço do aluguel é feito por espaço (caixa). “Em torno de R$6,50, mas pode variar. Para clientes que possuem um número maior de caixas esse valor cai bastante”.
Muitos acreditam que esse pode ser um tipo de serviço desnecessário, pois há muito espaço disponível na empresa para o “arquivo”, porém nem sempre é uma questão de espaço, mas de desorganização, já que em muitos casos, nem sempre o que está informado na caixa condiz com o que está dentro dela. “Esse é o perigo, de se perder no meio da documentação. Tivemos uma multinacional que tomou uma multa de R$ 458 mil por conta de um prontuário que não foi encontrado de um funcionário que ia se aposentar”.

No sistema oferecido pela MDA, os documentos são encontrados com facilidade. Ao precisar de alguma documentação de um colaborador, por exemplo, o responsável pode entrar no sistema com login e senha, pesquisar e ter tudo o que precisa. “Além disso, pode mandar tudo por email, sem precisar anexar nada, o próprio sistema envia um link de acesso”. Outro diferencial é o rastreamento que pode ser feito, tanto de envios quanto de visualizações.


Rosângela Almeida, gerente comercial da MDA Digital fala
sobre um dos serviços oferecidos às empresas:
a guarda e digitalização de documentos


“O problema de espaço é realmente sério, desde o pequeno até o grande negócio. A hora que ele começa a ficar reduzido e não comporta mais nada é que bate o desespero”, alerta Rosângela. Dessa forma, as empresas devem se atentar a essa novidade muito utilizada nas grandes cidades, mas que ainda está começando a ganhar a atenção dos empreendedores do interior, que muitas vezes acreditam estar economizando, mas perdem por outro lado. “É um investimento, um custo beneficio”, completa a gerente da MDA Digital.