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Por quanto tempo os documentos da empresa devem ser armazenados?

O que a Legislação Brasileira diz sobre o tempo de conservação de documentos

Com o início do ano, muitas pessoas e empresas costumam organizar arquivos e outros espaços de armazenamento de documentos, e é neste momento que podem surgir dúvidas quanto ao que deve ou não ser jogado fora, e por quanto tempo um material deve ser preservado.
Muitos documentos possuem uma data de validade, e seu descarte indevido pode gerar problemas futuros caso haja a necessidade de sua consulta. “Segundo dados presentes dentro da própria legislação brasileira, cada tipo de material possui um prazo mínimo para sua conservação”, conta dr. Antônio Alvaro Zenebon, proprietário do Escritório Tiradentes. 
Com relação à documentação tributária, incluindo os documentos referentes à contribuição previdenciária, neste caso ele segue os prazos presentes no artigo 173 e 174 no Código Tributário nacional (CTN), onde se aconselha guardar este material durante cinco anos após a decadência e prescrição. Decadência é o prazo que o Fisco tem para notificar a solicitação de crédito tributário. Já a prescrição é o prazo que o Fisco possui para realizar a cobrança, após a sua notificação. Depois destes prazos, o fisco não pode mais exigi-los ao contribuinte.
Já no caso dos documentos trabalhistas, segundo o artigo 7°, XXIX, da Constituição Federal e o artigo 11 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), devem ser guardados durante cinco anos, com o prazo máximo de dois anos após sua demissão. No caso de trabalhadores menores de idade, a contagem inicia a partir do momento que este completa seus 18 anos.
Em relação aos documentos relacionados ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), o artigo 23, § 5°, da Lei n° 8.036/1990 determina o prazo de 30 anos. Porém o Supremo Tribunal Federal (STF) determinou mudanças, por considerar desnecessário este prazo no atual cenário brasileiro. “Para os contribuintes ativos até novembro de 2014, o prazo de preservação do material permanece de 30 anos. Para os novos contribuintes após esta data, já passa a valer a nova regra que coloca o prazo de cinco anos para a conservação de documentos”, explica Zenebon. Esta decisão passou a valer em junho de 2015.
Existem diversos outros documentos e materiais que possuem um prazo mínimo de conservação previsto na lei, uma vez que podem ser solicitados tanto pelo Fisco ou demais órgãos públicos, como por funcionários que já podem estar desligados da empresa. É preciso estar atento a estes prazos, e é recomendado sempre a procura de um assessor, consultor ou profissional da área que possa orientar ou sanar possíveis dúvidas.