Organize e proteja os dados de sua empresa com a digitalização de documentos

28/04/2020

A digitalização de documentos é uma realidade que está se tornando cada vez mais presente dentro das empresas. Além da organização, que com a digitalização elimina boa parte da papelada acumulada, há também a questão da segurança de dados, que é muito discutida dentro da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que irá entrar em vigor nos próximos meses.

O processo de mudança do papel para o digital é algo que deve ser feito de forma organizada. Para isso, o gestor pode providenciar que um departamento de cada vez tenha toda sua documentação transformada em digital, tornando este processo recorrente para que não haja o acúmulo de material.

Com a digitalização, o empreendedor pode adotar também diversas medidas mais eficazes de proteção para essas informações, como a restrição de acesso, armazenamento e backup em nuvem, criptografia, entre outras medidas.  Além disso, pode-se implantar um sistema de gestão integrado, onde toda impressão pode ser substituída por formulários e documentos preenchidos digitalmente, o que agiliza o acesso a tais dados apenas pelas pessoas que realmente necessitam deles para desenvolverem seus trabalhos.

Backup em nuvem

Existem diversas ferramentas gratuitas para armazenamento, backup de documentos e informações digitais, como o Google Drive. Uma empresa pode criar uma conta na plataforma, em que terá a disposição 15 GB (gigabytes) de armazenamento gratuito, podendo esta quantidade com uma assinatura paga.

Outra plataforma bem popular é o Dropbox. Seu funcionamento é bem parecido com o do serviço disponibilizado pelo Google, coma diferença que este possui inicialmente o espaço gratuito de 2 GB. Porém, o usuário pode aumentar este espaço realizando tarefas simples, como indicar amigos ou linkar a conta com uma rede social, podendo chegar até 20 GB de espaço gratuito.

Independente da plataforma escolhida, é recomendado que a empresa disponibilize o acesso apenas aos colaboradores que realmente necessitam destes dados. Além disso, deve-se utilizar todas as medidas de segurança como a troca constante de senhas, login em duas etapas e o acesso apenas por computadores que possuam um antivírus eficiente e atualizado.

Serviço de digitalização

A ACIL oferece o serviço de digitalização de documentos, através do seu Centro de Cópias. Para utilizar, basta que a empresa leve seus documentos até a Associação ou solicite a retirada em seu estabelecimento, que realizará todo o trabalho de digitalização e organização dos materiais.

Todo material digitalizado pode ser enviado de volta através de um e-mail que esteja integrado a uma plataforma de backup online ou retirado no balcão, por um link de download via WeTransfer ou através de um pendrive. Para as empresas associadas, é possível realizar o pagamento através da mensalidade, além de possuírem valor diferenciado para a sua contratação.

Mais informações sobre a Digitalização de Documento e sobre o Centro de Cópias através do telefone (19) 3404-4900, ou pelo e-mail informatica@acillimeira.com.br. Outros serviços, campanhas e produtos oferecidos pela Associação podem ser conferidos através do perfil @acillimeira nas redes sociais Facebook, Instagram e LinkedIn.

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