Os primeiros passos para implantar o home office em uma empresa

Com o aumento dos casos de COVID-19 e a adoção das medidas para evitar a contaminação de mais pessoas, muitas empresas estão mudando o seu modo de trabalho e de atendimento ao cliente. Uma das alternativas adotadas é o “home office”, conhecido também como “teletrabalho”, porém é preciso ter atenção com algumas medidas antes de sua implementação.

A primeira é garantir o diálogo e acordo transparente entre a empresa e o colaborador sobre esta mudança. Por se tratar de uma medida emergencial, a troca pelo home office não pode acarretar prejuízo para o trabalhador, como o desconto do vale-alimentação ou redução do salário.

O empreendedor precisa decidir também a maneira como os trabalhos irão seguir à distância: se a equipe se organizará através de metas de entregas de projetos ou se manterá a forma convencional de jornada de trabalho. Em ambos os casos, deve-se estabelecer maneiras de controle e de comunicação, para que se acompanhe o desenvolvimento e conclusão dos objetivos.

Outro ponto a ser considerado é que a empresa deve possibilitar os meios para que o empregado realize suas obrigações em sua residência. O empregador pode, por exemplo, ter que permitir que o colaborador leve para sua casa o computador e outros equipamentos que sejam indispensáveis para a realização dos serviços. Para garantir a melhor utilização destas ferramentas, pode-se desenvolver um termo de responsabilidade para o trabalhador que irá retirá-los, em que ele se compromete em zelar pela integridade e conservação do equipamento.

Como já foi citado, a empresa também precisa organizar e disponibilizar uma forma de comunicação fechada entre toda a equipe. Há diversas plataformas que possibilitam o gerenciamento de projetos, como é o caso do Trello, ou até mesmo grupos para a troca de mensagens que exigem mais privacidade, que podem ser criados através do Discord (que apesar de ser uma plataforma criada para a utilização em games online, tem sido empregada em outras atividades graças à possibilidade de criar grupos fechados).

Por esta ser uma medida emergencial, antes de determinar o teletrabalho para os colaboradores, é válido realizar uma verificação nos contratos de trabalho para saber se este permite que o trabalhador exerça este tipo de função. Caso haja dúvidas, recomenda-se a procura de uma consultoria jurídica para que faça esta revisão, e se necessário auxilie na elaboração de contratos, termos e outras medidas, que irão resguardar o empregador de problemas futuros.

Confira cinco plataformas gratuitas para utilizar no home office:

1. Toggl – Este programa realiza o controle de horas trabalhadas. Basta inserir no que se está trabalhando, nome do projeto, palavras-chaves, estipular a duração e data de entrega da tarefa. Ele também promete ser um forte aliado no aproveitamento do tempo.

2. Google Docs – este é um pacote de ferramentas disponibilizado pela Google que exerce as mesmas funções do pacote básico Microsoft Office, porém com a vantagem de ser gratuito. Com estas ferramentas é possível realizar a criação, edição e leitura de arquivos de texto, planilhas, apresentações e formulários, além de poder compartilhar estes arquivos online com outras pessoas.

3. Hangouts Meet – mais uma ferramenta Google, desta vez focada para videoconferências. O Hangouts Meets possui uma interface simples e possibilita a realização de uma videochamada com até 30 pessoas simultaneamente, e está disponível tanto para computadores quanto smartphones.

4. Slack – Uma plataforma integrada que promete realizar a substituição dos e-mails convencionais. Através de canais de comunicação, é possível dividir as equipes específicas de um projeto onde podem compartilhar mensagens e arquivos. Em sua versão gratuita, o programa oferece acesso a mensagens mais recentes entre as equipes, integração com até 10 aplicativos e chamadas de voz e vídeo.

5. We Transfer – Este é um programa exclusivamente utilizado para o envio e download de arquivos pesados. Em sua versão gratuita, é possível carregar um arquivo de até 2GB e disponibilizá-lo através de um link para até 20 e-mails, que irá expirar em sete dias.